Qontract

Το λογισμικό Qontract σχεδιάστηκε σε συνεργασία με το Διεθνή Αερολιμένα Αθηνών με στόχο τη βέλτιστη διαχείριση της απόδοσης κρίσιμων προμηθευτών/ εξωτερικών συνεργατών (π.χ. καθαριότητα και φύλαξη χώρων, συντήρηση εξοπλισμού, διαχείριση κτηρίων, πληροφορική, εστίαση, call centers). Με τη χρήση του επιτυγχάνεται η μεγιστοποίηση της απόδοσης, αλλά και της ποιότητας των υπηρεσιών που λαμβάνει ένας οργανισμός από τους προμηθευτές του, ενώ ταυτόχρονα μειώνεται ο φόρτος της διαχείρισής τους και ελαχιστοποιούνται διαφωνίες ως προς την κάλυψη των συμβατικών στόχων.

Η λειτουργία του λογισμικού βασίζεται σε μια καινοτόμο μεθοδολογία για τη μέτρηση και τον έλεγχο της απόδοσης των προμηθευτών υπηρεσιών/ outsourcing, μέσω της οποίας η επιτευχθείσα απόδοση ποσοτικοποιείται και μπορεί να συγκριθεί εύκολα με τα συμβατικά προβλεπόμενα επίπεδα εξυπηρέτησης αυτών. Με τον τρόπο αυτό, η Διοίκηση αποκτά ένα εύχρηστο εργαλείο αξιολόγησης της πραγματικής ποιότητας, μέσω του οποίου μπορεί να προβεί σε ενέργειες βελτίωσης της ποιότητας, εξορθολογισμού του κόστους ή ακόμα και επιβολή ρητρών.

Τα κύρια οφέλη από τη χρήση του λογισμικού συνοψίζονται στα εξής:

• Ποσοτικοποίηση του επιθυμητού επιπέδου ποιότητας σε σαφή και κατανοητή γλώσσα.
• Απόκτηση κοινής γλώσσας με τους προμηθευτές για την αξιολόγηση της απόδοσής τους μέσω τακτικών αναφορών και συνεχούς παρακολούθησης.
• Άμεση συσχέτιση της επίδοσης με συμβατικούς όρου, όπως η επιβολή ρητρών ή ο τερματισμός συνεργασίας.
• Υποστήριξη δυναμικής διαχείρισης του συμβατικού κόστους σε σχέση με το επιτυγχανόμενο επίπεδο ποιότητας.
• Διαπραγματευτικό εργαλείο για τη Μονάδα Προμηθειών/ Διαχείρισης Συμβάσεων.
• Αποθήκευση και εύκολη αναζήτηση ιστορικών στοιχείων για μελλοντική αξιολόγηση.
• Μείωση του λειτουργικού κόστους μέσω της συνεχούς αξιολόγησης της αποτελεσματικότητας των προμηθευτών.

Οι λειτουργίες αναλυτικά:

• Καταχώριση συμβάσεων και προμηθευτών.
• Παρακολούθηση ποιότητας ανά σύμβαση με χρήση συνδυασμού:
  • Επιθεωρήσεων, βάσει λίστας σταθμισμένων σημείων ελέγχου.
  • Περιστατικών/ μη συμμορφώσεων, που προκαλούν παραβίαση των συμβατικών προβλέψεων ή των εταιρικών πολιτικών.
  • Εντολών εργασίας, οι οποίες αξιολογούνται ως προς την ποιότητα της υλοποίησης.
  • Διαθεσιμότητας υπηρεσιών, σύμφωνα με σχετική συμφωνία επιπέδου εξυπηρέτησης (Service Level Agreement – SLA).
• Διαχείριση επιπέδου εξυπηρέτησης (SLA Management).
• Υπολογισμός μοναδικής βαθμολογίας για την απόδοση του προμηθευτή με βάση τα ανωτέρω κριτήρια.
• Επισύναψη αρχείων και γεωγραφικών πληροφοριών GPS, ως τεκμήρια στην περίπτωση μη συμμορφώσεων ή περιστατικών.
• Παροχή καθοδήγησης για τη διενέργεια ελέγχων.
• Χρήση φορητών συσκευών κατά τη διενέργεια των ελέγχων και των επιθεωρήσεων μέσω mobile client, ακόμα και σε θέσεις που δεν υπάρχει κάλυψη δικτύου (ασύγχρονη καταχώριση).
• Παραγωγή πληθώρας αναφορών που επιτρέπουν στους υπευθύνους διαχείρισης συμβάσεων να εξάγουν πλήρη στοιχεία για την απόδοση των προμηθευτών.